SmartSuite

什麼是 SmartSuite AI

SmartSuite AI 是一個以協作為核心的工作管理與流程平台中樞，結合 AI 能力，協助團隊規劃、追蹤與管理各類型工作流，無論是一次性的專案、長期的標準流程，或日常任務排程皆能覆蓋。它將任務、資料、檔案與討論集中在同一處，並提供使用者與權限管理、跨系統整合、信任與安全控管以及工作流程自動化等能力，讓跨部門協作更透明、交付節奏更穩定。AI 功能嵌入於日常操作之中，可支援以自然語言建立任務與規則、彙整會議與需求重點、生成狀態更新、提出欄位與表單建議、智慧提醒與分派，減少手動輸入與溝通成本，讓流程設計與落地更高效。平台提供表格、看板、甘特、日曆與儀表板等多種視圖，並支援可組態欄位、驗證與審批，讓不同職能在一致的資料模型下協同而不互相干擾。透過原生整合與 API，能連接雲端儲存、通訊、日曆、開發工具、CRM 與行銷自動化等系統，確保資料在應用間順暢流動且維持一致的權限邏輯。內建稽核軌跡、細緻角色與欄位可見性、加密與備援設計，兼顧治理與合規需求，成為組織可信賴的數位工作底座。從專案管理、銷售與行銷、人資與招聘、產品與設計、軟體開發、客服與客戶成功、營運與採購，到合規與風險管理、建築與房地產、餐飲與非營利、醫療、教育與校園場景，皆可透過模板快速啟用並依需求調整，讓知識得以沉澱、流程得以複用。

SmartSuite AI 主要功能

• 視覺化工作管理：支援表格、看板、甘特與日曆視圖，彈性切換檢視任務狀態、里程碑與相依性，提升專案與流程可視性。
• AI 助理與智慧建議：以自然語言新增任務與規則、產出會議與討論摘要、生成更新內容與待辦清單、協助分類與標籤，縮短從想法到執行的距離。
• 工作流程自動化：以觸發條件、動作與排程建立自動流程，常見用途包含指派、通知、狀態轉換、資料寫回與審批節點。
• 模板與最佳實務：提供跨部門可重用的流程與資料結構模板，涵蓋專案、銷售漏斗、招募流程、產品 Roadmap、合規稽核等。
• 權限與治理：角色與層級化可見性、欄位級存取控制、審批與稽核紀錄，配合資料保留與變更追蹤，兼顧協作與安全。
• 團隊協作：留言討論、@提及、檔案附件與版本管理，將溝通留在任務脈絡內，減少跨工具切換。
• 整合與資料同步：串接常見 SaaS 與內部系統，支援單向或雙向同步、Webhook 與 API，讓資料在系統間順暢流動。
• 報表與儀表板：以圖表與 KPI 小工具追蹤進度、負載與產能，支援跨專案與跨部門彙整。
• 驗證與品質控管：欄位規則、表單檢核與必填條件，確保資料一致性，有利後續分析與治理。
• 信任與安全：遵循業界資安標準的加密、備援與存取控制設計，降低資料外洩與誤用風險。

SmartSuite AI 適用人群

SmartSuite AI 適合需要跨部門協作與端到端流程落地的團隊與組織，包括專案經理、PMO、銷售與行銷團隊、人資與招聘、產品與設計、軟體研發與 QA、客服與客戶成功、營運與供應鏈、財務與法務、GRC 與資訊安全、IT 與內部服務台，以及建築、房地產、餐飲、非營利、醫療與教育單位等。它同時適用於中小企業快速起步與企業級治理場景：前者可依模板立即上線，後者可透過權限、稽核與整合，將分散在多系統的流程與資料統整至同一工作平臺，提升透明度、降低交付風險並持續優化。

SmartSuite AI 使用步驟

1. 建立工作區與空間架構：依部門或計畫建立空間與資料表，定義基本欄位與命名規則。
2. 選用或複製模板：從內建模板挑選合適流程（如專案、招募、行銷活動），再依需求微調。
3. 設定權限與可見性：建立角色與群組，配置欄位級權限與審批節點，確保資料最小授權。
4. 啟用 AI 助理：用自然語言新增任務與描述、產出摘要或撰寫更新，快速啟動工作內容。
5. 建立自動化規則：設定觸發條件（如狀態變更、截止日）與動作（通知、指派、寫回資料）。
6. 連接常用工具：串接日曆、雲端硬碟、聊天工具、開發或 CRM 系統，讓資料自動同步。
7. 配置視圖與篩選：建立看板、甘特與儀表板，定義群組與排序，方便不同角色快速取用。
8. 啟動協作：分派任務、@提及利害關係人、上傳檔案並在脈絡中討論，集中資訊。
9. 追蹤與調整：利用報表監控進度與產能，依瓶頸調整欄位、規則與責任分工。
10. 持續優化與複用：將成熟流程固化為模板，擴散至更多團隊或專案場景。

SmartSuite AI 行業案例

在專案管理場景，團隊以甘特視圖規劃里程碑與相依性，透過自動化在風險閾值達標時提醒負責人，並以 AI 摘要會議紀要產生行動清單，縮短溝通迭代週期。行銷團隊可用模板管理多渠道活動，整合廣告與 CRM 資料，於儀表板追蹤觸達、轉換與 MQL，AI 協助撰寫活動更新與歸因備註。人資部門建立招募流程表，串接表單與行事曆，AI 自動整理履歷要點並標註關鍵技能，提升篩選效率。軟體研發使用看板追蹤需求與缺陷，與原始碼與 issue 平台整合，AI 協助將使用者回饋整理成可執行工作項與驗收準則。營運與採購以審批流程控管供應商與合約版本，AI 協助萃取日期、金額與風險條款，方便比對與稽核。非營利與教育單位則以儀表板匯整專案進度與資源配置，透過欄位權限保護敏感資料，兼顧透明與合規。

SmartSuite AI 優點與缺點

SmartSuite AI 熱門問題

• 問：是否需要撰寫程式才能建立流程與自動化？

  答：多數情境可透過可視化規則與條件組合完成，進階需求再透過 API 或 Webhook 擴充。

• 問：資料安全如何保障？

  答：提供角色與欄位級權限、稽核軌跡與審批流程，並配合加密與備援機制；建議依最小授權原則配置。

• 問：AI 會讀取或外傳公司的敏感資料嗎？

  答：可由管理者控管可見範圍與使用權限，並建立資料使用政策；對 AI 產生內容進行人工覆核，降低風險。

• 問：與傳統專案管理工具相比有何差異？

  答：除專案排程與任務追蹤外，還著重於端到端流程、權限治理、整合能力與 AI 輔助，能涵蓋更多日常與持續性流程。

• 問：是否支援跨專案與跨部門報表？

  答：可建立共用資料模型與儀表板，彙整多個專案/流程的 KPI 與產能，支援即時監控。

• 問：能與 CRM、行銷自動化或開發工具整合嗎？

  答：可透過內建整合與 API 連接常見 SaaS 與內部系統，實現資料同步與自動化觸發。

• 問：導入需要多久？

  答：採用模板可在數小時至數天內上線；若涉及大量客製與跨系統整合，時程依複雜度與人力配置而定。

• 問：如何評估是否適合本團隊？

  答：先盤點核心流程、權限需求與待整合系統，選定一到兩個高價值用例試點，根據成效再擴大推行。