Dropbox Sign

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工具介紹:

具法律效力的電子簽名與AI流程，自動化合約與簽核，安全合規。深度整合常用工具與服務，涵蓋起草、傳送、簽收至歸檔。
收錄時間:

2025-10-21
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工具資訊

什麼是 Dropbox Sign AI

Dropbox Sign AI 是 Dropbox Sign（原 HelloSign）在電子簽名與數位工作流程之上的智慧化延伸，將具法律效力的電子簽名、合約管理與電子傳真整合於同一平台，並以 AI 協助減少重複性設定與人工核對。透過自動欄位偵測、模板建議、表單預填與智慧路由，Dropbox Sign AI 可加速文件往返、降低錯誤率，縮短協議與合約的完成時間。平台同時提供審計追蹤、提醒與到期管理、批量寄送、範本管理與文件生命週期可視化，讓團隊從建立、簽署到歸檔都更高效。藉由與常用工具及雲端硬碟、CRM、協作平台與自家 API 的整合，它能無縫嵌入既有系統，支援從 NDA、報價單、採購合同到人資入職等多種場景，為個人、團隊與企業提供穩定且可擴充的電子簽名與文件自動化解決方案。

Dropbox Sign AI 主要功能

具法律效力的電子簽名：以合規為核心，提供可驗證的簽署流程與完整審計紀錄，支援多方簽署與簽署順序設定。
AI 智能欄位偵測與預填：自動識別簽名、日期、公司資訊等欄位，減少手動標註時間，降低配置錯誤。
智慧工作流程自動化：條件式路由、提醒與到期日、權限控管，讓文件在各角色間高效流轉。
範本與批量寄送：建立可重複使用的合約範本，支援一次傳送給大量收件者，統一追蹤狀態。
文件生命週期管理：即時狀態、版本控管與審計追蹤，從草擬到歸檔全程可視化。
整合與 API：與雲端硬碟、CRM、協作工具等生態系整合，並提供 API 與嵌入式簽署以便客製化。
電子傳真：支援數位傳真收發與歸檔，將仍需傳真的文件納入同一數位流程。
安全與合規：資料加密、存取權限與稽核證據，協助企業滿足內外部稽核需求。

Dropbox Sign AI 適用人群

適合需要以電子簽名與文件自動化加速協議流程的個人與企業，包括銷售與業務開發、法務與採購、人力資源與財務、客戶成功與專業服務團隊，以及地產、教育、非營利等需高效率處理合約與表單的單位。常見情境涵蓋 NDA、報價與訂單、供應商入駐文件、員工入職包、維護與服務合約、授權同意書與租賃契約等，亦適用遠距或跨部門協作的簽核流程。

Dropbox Sign AI 使用步驟

上傳或建立文件：匯入 PDF/文件或選用既有範本，設定語言與文件屬性。
啟用 AI 偵測欄位：自動標註簽名與必要欄位，視需要微調格式與驗證規則。
設定流程與權限：定義簽署順序、到期日、提醒與存取權限。
加入簽署人與收件者：從通訊錄或名單匯入，亦可啟用批量寄送。
發送與追蹤：即時查看查看、簽署與退件狀態，必要時重新發送或催簽。
完成與歸檔：簽署完成後自動產出審計紀錄，歸檔至雲端或同步到整合系統。
嵌入與擴充：透過 API 或嵌入式簽署將流程整合至網站、應用或內部系統。

Dropbox Sign AI 行業案例

在 SaaS 與 B2B 銷售中，團隊以範本加批量寄送處理報價與主服務合約，簽署後以整合將客戶資料回寫至 CRM，縮短成交週期。人力資源部門將入職文件、保密協議與政策簽收打包為流程，AI 自動標註欄位並設定提醒，提升完成人率。採購與法務用於供應商合規文件與採購合同，多方簽署與審計追蹤確保透明。地產業者以行動裝置現場完成租賃與驗收同意書簽署並即時歸檔。對仍需傳真的場景，透過電子傳真將紙本往返數位化，與簽署流程串接以降低延誤。

Dropbox Sign AI 收費模式

採用分級訂閱，通常依使用者數量與功能權限（如範本、批量寄送、進階安全與整合等）區分個人、團隊與企業方案；同時提供 API 方案，以請求量與功能層級計價並附測試環境。部分方案常見提供試用期，企業可依規模與合規需求洽談客製化授權。

Dropbox Sign AI 優點和缺點

優點：

具法律效力的電子簽名與完整審計追蹤，提升合規可信度。
AI 自動欄位偵測與預填，顯著降低設定時間與出錯風險。
範本、批量寄送與自動提醒，提高簽署完成率與一致性。
與雲端硬碟、CRM、協作平台及 API 深度整合，便於嵌入現有流程。
跨裝置使用、即時狀態可視化，改善協作體驗與決策速度。

缺點：

進階功能與 API 通常需更高級別方案，成本需評估。
AI 偵測對複雜版面仍可能需要人工校對與調整。
特定產業的嚴格合規或內控要求，可能需額外設定與流程設計。
大規模導入涉及權限、範本治理與教育訓練，初期變更管理成本較高。

Dropbox Sign AI 熱門問題

問題 1: 電子簽名是否具有法律效力？

一般情況下電子簽名在多數司法管轄區被認可並可具法律效力，搭配審計紀錄與身分驗證可強化證據力；實際合規細節請諮詢貴司法務。
問題 2: 收件者需要註冊帳號才能簽署嗎？

多數情況下收件者無需註冊，透過安全連結即可檢視並完成簽署，流程可設定到期與提醒。
問題 3: Dropbox Sign AI 的 AI 功能具體帶來哪些幫助？

主要協助自動偵測與建立欄位、預填常見資訊、提供模板與流程建議，並降低人工設定與複核成本。
問題 4: 能否與既有的雲端硬碟或 CRM 整合？

可透過現成整合或 API 與常見雲端硬碟、協作工具與 CRM 串接；亦支援嵌入式簽署以融入網站或應用。
問題 5: 安全性如何保障？

採用資料加密、權限控管與審計追蹤，並可在適用方案中整合單一登入；企業可配合內部政策進行進階控管。
問題 6: 是否支援電子傳真流程？

支援數位傳真收發與歸檔，並可將傳真文件接續導入電子簽名與工作流程，減少紙本往返。